viernes, 29 de octubre de 2010

PRESENTACIÓN SALUD OCUPACIONAL

MAYRA ALEJANDRA OVALLE
FICHA: 113451
GESTIÓN DOCUMENTAL
FIN DE SEMANA
http://www.slideshare.net/CristinaQuintana/historia-de-la-salud-ocupacional-mayra

PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS

PUNTO 1.
LEY 14 DE 1913
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales
Se refiere al tipo de tinta que se debe usar cuando se realizan documentos oficiales.
DECRETO 2649 DE 1993 ART. 123
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expide los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.  “Soportes Contables”.
DECRETO 1584 DE 1994
Documentos indispensables, registro proponente, cámaras de comercio.
CODIGO DEL COMERCIO ART. 48
Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales_ Medios para el asiento de operaciones.
Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios  y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia.  Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia, así mismo será permitida, la autorización de otro procedimiento de reconocido valor  tecno-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que faciliten el conocimiento y prueba de la historia, clara, completa y fidedigna  de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
CODIGO DEL COMERCIO ART. 51
Comprobantes y correspondencia-parte de la contabilidad.
Harán parte integralmente de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
CODIGO DEL COMERCIO ART. 54
Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
El comerciante deberá dejar copia fiel, de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia.  Asi mismo conservara la correspondencia que recibe en relación con sus actividades comerciales, con antelación de la fecha de contestación, o de no haberse  dado respuesta.
LEY 5  DE 1997 ART. 7
Datos especialmente protegidos.
Nadie podrá ser obligado a declarar sobre su ideología, religión o creencias.
Cuando en relación con estos datos se procede a recabar el consentimiento  a que se refiere el aparado siguiente, se advertirá al interesado  a cerca de su derecho a no prestarlo.
-Solo el consentimiento expreso y por escrito el afectado, podrán ser objeto de tratamiento, los datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias.
-Los datos de carácter personal  que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual solo podrán ser recabados, tratados y cedidos cuando por razones de interés general, así lo disponga una ley o el afectado consista expresamente.
-Quedan prohibíos los ficheros, creados con  la finalidad  exclusiva de almacenar datos de carácter personal, que revelen la ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial o vida sexual.
-También podrá ser objeto de tratamiento los datos a que se refiere, cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del afectado o de otra persona, en el supuesto de que el afectado este física y jurídicamente incapacitado para dar su consentimiento.

CODIGO PENAL  ART. 218 _228 Y ART. 231
FALSEDAD DE COCUMENTOS
ART. 218
Falsedad material de empleado oficial en documento público: El empleado oficial en ejercicio de sus funciones, falsifique documentos  público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión  de (3) a (10) años.
ART. 219
Falsedad ideológica en documento público: El empleado oficial que en ejercicios de sus funciones, al extender documento público, que pueda servir de prueba, consigne una falsedad  o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión  de (3) a (10) años.
Art. 220
Falsedad material de particular en documento público: El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de (2) a (8) años.
Art. 221
Falsedad de documento privado: El que falsifique documento privado que pueda servir se prueba incurrirá si lo usa. En prisión de (1) a (6) años.
Art. 222
Uso de documento público falso: El que sin haber concurrido a la falsificación, hiciere uso de documento público falso, que pueda servir de prueba tendrá prisión de (1) a (8) años.  Si quien usa el documento a que se refiere el inciso anterior, fuere el mismo que lo falsifico, la pena se aumenta hasta en la mitad.
Art. 223
Destrucción, supresión, y ocultamiento de documento público: Modificado ley 43 del 82 art. 3, El que destruya, suprima u oculte parcialmente, documento público, que pueda servir de prueba tendrá prisión de (2) a (8) años.
Si el hecho fuere realizado, por empleado oficial en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de (3) a (10) años.
Art. 224
Destrucción, supresión, y ocultamiento de documento privado: El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba tendrá prisión de (1) a (6) años.
Art. 225
Otros documentos: Para efecto de los artículos anteriores se asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o conocible, recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, radiografías, archivos electromagnéticos y registro técnico impreso.
Art. 226
Falsedad personal para obtención de documento público: El que para obtener documento público, suplante a otro o se atribuya nombre, estado civil, calidad, profesión, oficio o condición falsa tendrá prisión de (6) meses a (3) años.
Art 227.
Falsedad personal: El que con el fin de obtener un provecho para sí o para otro, o causar daño, sustituya o suplante a un apersona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efecto jurídicos, incurrirá siempre que el hecho no constituya otro delito, en prisión de (1) a (3) años.
Art. 228
Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero: El que realice uno de los hechos descritos en este capítulo, con el fin de obtener para si o para otro , medio de prueba de hecho verdadero , incurrirá en prisión  de (3) meses a (2) años.
Art. 231
Alteración  y modificación de calidad, cantidad, peso o medida: El que altere o modifique en perjuicio del consumidor, la calidad, cantidad, peso o medida de los bienes que trata este capítulo, incurrirá en arresto de (3) meses a (2) años  y multa de un mil a cien mil pesos.

CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL  ART. 261
Tanto el juez como los peritos procuraran que las cosas a examinar sean en lo posible conservadas de cómo que la pericia pueda repetirse.  Si fuere necesario destruir o alterar los objetos analizado hubiere discrepancias sobre el modo de conducir las operaciones, los peritos informar al juez entes de proceder.
Art. 262
Los peritos practicaran unidos el examen, deliberaran en sesión secreta, a la que salo podrá asistir el juez, y si estuvieren de acuerdo redactaran su informe en común.  En caso contrario, harán por separado sus respectivos dictámenes.  Si los informes discreparen fundamentalmente, el juez podrá n0mbrar mas peritos, según la importancia del caso para que los examinen e informen sobre su merito o, si fuere factible y necesario, realicen otra vez la pericia.
Art. 263
El dictamen pericial podrá expedirse por informe escrito o hacerse constar de acta y comprenderá, en acuerdo fuere:
1. La descripción de las personas, lugares, cosas o hechos a examinados en las condiciones en que hubiere sido hallados.
2. Una relación detallada de todas las operaciones practicadas y sus resultados.
3. Las conclusiones que formulen los peritos conforme a los principios de su ciencia, arte o técnica.
4. Lugar y fecha en que se practicaron las operaciones.  El juez valorara la pericia de acuerdo con las reglas de la sana crítica.


DECRETO 2150 DEL 1995
Supresión de sellos

En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.
La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.

Prohíbase a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la Administración Pública.


Art. 12  FIRMA MECANICA

Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.


Art. 23  FORMULARIO UNICO

Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único.



Art. 24  FORMULARIOS OFICIALES

Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.


ACUERDO ANG 060 2001

Artículos 4, 6,9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Art. 4  Firmas Responsables

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimiento, los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

Art.6  Numeración de Actas Administrativa

Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios , y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se enumeren los actos administrativos que estén debidamente firmados y cumplan con todas las disposiciones establecidas, si se presentan errores en la numeración , se dejara constancia por escrito.

Art 9  Conservación Documental

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, por ello deben incluir programas de gestión documental y sus manuales de procedimiento, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia  y durabilidad de los soportes.


Art. 14  Imagen Corporativa

Con el procedimiento de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán, en sus manuales de procedimiento, la manera de elaborar oficios, cartas memorandos, y otros teniendo en cuenta las normas incontec, existente para  el efecto.


NTC 2223:1986  “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad.

PUNTO 2.
Investigue y responda:
-¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?
-¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los mismos.
-Diferencie entre preservar y conservar.
-Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación
-¿Qué es un organigrama?, explique.
-¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?
-Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia
-Conceptualice autoridad y conducto regular.
-Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.
1.Son Comunicación Escrita:
- Correo postal, E-mail, libros de texto, Prensa, publicidad, Redes sociales, blogs, Entre otros.
Objetivo general: es redactar párrafos basados en las normas ortográficas.
El objetivo de la comunicación es propagar ideas, la difusión (une a los distintos medios).

Áreas de objetivos de los medios:
Comerciales: Entretener al público para que acuda a ti, ya que atrae publicidad.
Informativos o periodísticos: Hay dos grandes áreas: orientar o informar. El de orientar tiene un grado de convencer, y el de informar Transmite conocimientos, ideas.
Sociales: Hablamos de dos: educar (formar) y servir de vehículo de intercambio de opiniones (Ej. Cartas al director).
Estos objetivos dependen de la estructura del capital de las empresas y el concepto socio político donde se mueven.


Tipos de comunicación escrita:
- Informes, Cartas, Memorándums, Circulares, memorias, Actas, Contratos, Reglamentos, Manuales, Boletines, Entrevistas, Volantes, Avisos, recibos, facturas, cheques, pagares
Comunicaciones oficiales.Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente de alguna  entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas.
. Las comunicaciones oficiales se clasificarán en recibida y producida y se les definirá como a continuación se indica:
a) Comunicaciones oficiales recibidas. Son las comunicaciones que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos   a través de las Unidades de Correspondencia  como de una entidad y a sus funcionarios en calidad, a través de las redes de correos o entregadas de una  ventanilla de recepción de correspondencia de la entidad cual sea.
Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez se clasificarán en Normal, Confidencial y Vía Fax o Correo Electrónico.

Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas a  sus funcionarios y no traen anotaciones especiales sobre el empaque.
Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas  a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de Personal o Confidencial.
Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico. Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de correo electrónico del  o a los diferentes faxes que se encuentran instalados en la entidad cual sea. Estas comunicaciones deben ser administradas por el Grupo de Administración de Documentos y por las Unidades de Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite;
b) Comunicaciones oficiales producidas. Son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia del de cualquier entidad, conforme al procedimiento que se establece para ello, dirigida a otras oficinas de la entidad, a otros entes públicos o privados o a personas naturales y se tramitan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia.
OBJETIVOS:
-  Que se llevan acabo cada unas de los  documentos recibidos de una entidad a otra.
-  Se cumplan los estándares de calidad de los mismos.
-  Que sean registrados por cada unas del as entidades que tengan unidades de correspondencia.


1.        unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarla categoría diplomática.
Un documento es todo objeto que ofrece información (soporte informativo). Los documentos tienen 2 tipos de características:
Características Físicas: Se dividen en 2 características:
En cuanto a soporte: Un objeto (soporte), signos utilizados, el tamaño, la forma de representación, accesibilidad y periodicidad.
En cuanto a textualidad: Los documentos pueden ser:
. Textuales: Documentos impresos. Es un texto escrito con signos que debe interpretarse. Ej.: Libros, prensa y medios de comunicación.
. No textuales: Los documentos no impresos; tales como los documentos visuales, audiovisuales, magnéticos, electrónicos...
Características Intelectuales: Son características que tienen que ver con el mensaje informativo. Las características intelectuales son la finalidad, contenido, tema, tipo de autor, fuentes informativas, modo de difusión, accesibilidad y originalidad.
EJ: Informe sobre gasto en educación en España:
-Finalidad del documento=> ¿Quién lo ha hecho?
-Contenido=> ¿Qué es lo que contiene?
-Tipo de autor y postura=> Si es un autor personal o colectivo.
-Fuentes=>Que fuentes han utilizado (estadísticas por ejemplo)
-Originalidad=> Si se ha hecho otro antes o no.
Se establecen tipologías documentales a partir de los grados de elaboración de la información. Se habla de 3 tipos:
Documentos Primarios: Soportan información original, información de autoría. Ej.: Noticia en un periódico.
Documentos secundarios: Son documentos que se desarrollan a partir de los primarios, existen a partir de ellos y habitualmente contienen su descripción. EJ: Noticia que se publica en el Boletín de un Ministerio, Catálogo de una biblioteca.
Documentos terciarios: Son documentos que se establecen a partir de los primarios y los secundarios y reúnen y elaboran las informaciones de forma que corresponden a necesidades de categorías determinadas de usuario. EJ: Dossier (documento a partir de un documento primario y un documento secundario).
Los  documentos primarios de criterio para los funcionarios: 2 TIPOS:
Documentación jurídica: Es el instrumento de trabajo de las AAPP que está sometido al derecho administrativo que se supone que dentro de las AAPP la actualización de la legislación vigente.
Documentación Administrativa: Son los documentos administrativos que produce la propia AAPP y que son los documentos que varían en sus datos y que exigen en algunos casos seguimiento durante periodos de tiempo determinados, y que en otros casos necesitan seguimiento continuo.
3   Preservar
Guardar en buffers de memoria las partes de la pantalla que están por debajo de otras, para poder redibujarlas posteriormente.
Resguardar de un daño o peligro
Conservar
Mantener una cosa, cuidarla. Mantener las costumbres, virtudes, continuando su      práctica.
Mantener una cosa igual a lo largo del tiempo.
Diferencia:
La diferencia es que preservar es guardar en este caso un documento y conservar es mantener ese documento.
En conclusión es guardar un documento y mantenerlo durante cierto tiempo que el individuo, entidad lo soliciten.

3.    ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA
Las organizaciones bastas contienen muchas organizaciones pequeñas, existen dos clases de elementos comunes en todas las organizaciones, el elemento núcleo y los elementos operantes.
El elemento núcleo de cualquier organización lo constituyen las personas, cuyas interacciones componen la organización. Toda organización cambia siempre, de aquí el término proceso, la interacción de las personas es el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento nuclear de la organización.
“La condición necesaria para la organización es la interacción entre dos o más personas, quienes persiguen que sus clases individuales pueden satisfacer mejor mediante la combinación de las capacidades o recursos personales”.
El éxito o fracaso está básicamente determinado por la calidad de las interacciones entre el elemento núcleo tan pronto como una organización cobra vida, el elemento núcleo comienza a ser afectado por los elementos operantes. Los miembros que interactúan forman la organización pero los elementos operantes hacen que está sea eficiente o ineficiente.
Los elementos operantes son los recursos, las capacidades de los miembros y su influencia personal, los recursos humanos bienes gratuitos y económicos, los recursos conceptuales de un grupo en particular de sus miembros, los gerentes.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES
Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como unidad de conservación en base a cualquier archivo estas unidades son:


Paquetes:
Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo así fijando en una de sus caras un titulo de identificación
Como podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservación de estos ya sea por su mal manipulación o manejo, ocasionando roturas generando también un ambiente de deterioro biológico y complicando el proceso de depósito, manipulación y consulta.
Legajos:
Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.
Esta manera muestra las siguientes faltas.
- es frágil contra el polvo y fricción,
- el cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernación pasando ha un deterioro de tipo físico como roturas y rasgaduras,
- la agrupación indiscriminada de diferentes formatos y tipos de papel,
- con el tiempo los adhesivos tienden a cristalizarse y se tornan insolubles por lo cual son muy difíciles de remover,
Libros :
Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservación del documento.
Cajas:
Es el instrumento que más ofrece mejor seguridad en cuanto la conservación de documentos durante las fases de depósito y manipulación en este caso encontramos amplia variedad de estilos entre ellos encontramos.
- Polipropileno
Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general so bastantes herméticos
-       Por su peso las hace bastantes ligeras y por lo general son suficientes herméticas esta ultima por su poca ventilación puede general micro-climas que faciliten la difusión de agentes patógenos como hongos y bacterias.
Cartón
Debido que es muy económico por su precio contamos con su buena resistencia en la manipulación, funcionando así excelentemente como barrera frente fluctuaciones medio-ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones ácidos, requiriendo un recubrimiento que evite la migración por contacto de la acidez del cartón con los documentos como buena recomendación los documentos se guarden con carpetas para evitar algún cambio.



CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Debido ha una profunda reflexión filosófica, teórico y científica en torno al valor patrimonial, testimonial, documental y material de los bienes culturales, siendo una critica de la restauración surgen tres niveles principales para abordar la problemática de la protección de los bienes del patrimonio como la preservación o conservación preventiva, la conservación y la restauración.
La preservación o conservación preventiva se ocupa en detectar, controlar y erradicar los mecanismos externos del deterioro.
La conservación controla todas las acciones de aplicación directa, así deteniendo la deterioración interna y externamente de ciertos materiales.
La restauración se ajusta aquellos procesos encaminados a recuperara los valores formales y estéticos del bien cultural.
Cada uno de estos niveles cumple su función para una conservación historia por medio de los documentos legítimos del patrimonio cultural.
En general los aspectos que deben ser contemplados durante los procesos de manipulación son:
Al tomar las unidades d conservación de las estanterías, no las hale y evite ejercer fuerza exagerada sobre las partes más débiles (cofia en el coso de libros, una sola de las tapas, etc.) ya que estas operaciones causan debilitamientos y deterioros estructurales a la unidad.
Si el número de unidades que transporta sobrepasa el número de cuatro, sírvase de algún medio de transporte como un carro auxiliar.
En caso de no contar con este tipo de medios, transporte solo las unidades que pueda manipular con ambas manos.
Evite trasladar los paquetes de sus amares, ya que el cordel o cuerda con el peso de la unidad ocasiona rozaduras, abarquillamientos y fracturas en las tapas y documentos.
Consulta externa
Consideramos que uno de los inconvenientes sobre la conservación es debido a la manipulación ejercida por el usuario durante los procesos de consulta. Este problema lo podemos controlar por medio de mecanismos o programas de sensibilización. (Charlas inductivas, videos, carteleras, afiches, plegables).

4.ORGANIGRAMA
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
Explicación:
Es un modelo sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización. Que como una doble finalidad:
Desempeñar un papel informativo y Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar, Debe contener únicamente los elementos indispensables.
5. Manual de procedimientos
El manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:
-Tratamiento de No Conformidades.
-Auditoría Interna.
-Sistema de Mejora.
-Control de la documentación.
Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.
Otras normas como son las normas Q exigen diferentes procedimientos en función del sector en el que se esté implantando; Ya que existe una norma específica para cada uno de los sectores, en contraposición tenemos la norma ISO que es igual para todas las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su actividad.

MANUAL DE FUNCIONES
Descripción de las funciones generales que corresponden a cada empleo y la determinación de los requisitos para su ejercicio.
Un manual de funciones o manual de organización comprende las funciones o responsabilidades de cada área de la empresa, por ejemplo gerencia, producción, ventas, etc., describiendo como se intervienen en el funcionamiento general de la empresa, contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción de cada área así como sus responsabilidades.

6.MANUAL DE CORRESPONDENCIA 


Son pautas en el cual se establecen manejos de comunicación oficial y que dictan disposiciones relacionadas con algún documento. No debe estar escrita nunca a mano.
La carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recordar  que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.
Este debe tener lo siguiente con cada una de las especificaciones:
El papel.
Siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35).
No escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Román, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar esas fuentes tan "bonitas" que tenemos en nuestro ordenador. Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de tipos de letra.
El sobre:
Uno de los más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre.
Pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha, aunque también se admiten en el lado izquierdo. Debajo dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a...). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito.
En muchos casos indicar s/ref. o n/ref. (ver abreviaturas), significa que se hace referencia al asunto tratado.
Las fórmulas de cortesía muy diversas: Estimado señor..., Muy señor mío / nuestro..., Apreciado señor..., Distinguido señor..., Muy distinguido señor..., etc. Las fórmulas de cortesía son válidas en función del conocimiento personal o no de la persona a la que nos dirigimos, así como del tratamiento que tenga por su cargo o título.

Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.

Cuerpo:
Aquí expondremos el motivo de la carta, de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales, objetivo por el cual se escribe la carta (reclamación de un pago, realización de un pedido, etc.). En caso de que sean varios los asuntos tratados, se escribirá cada uno de ellos en párrafos separados. Habremos de procurar dejar un amplio margen izquierdo (al menos 2,5 ó 3 cms). El margen derecho puede ser menos amplio. Y en la medida de lo posible "justificar" los párrafos para que la carta quede más elegante y presentable.
Pie:
Es la despedida y cierre de la carta. Debemos utilizar una fórmula de cortesía acorde con la utilizada en la cabecera de la carta. Evite utilizar formas obsoletas como Dios guarde a Usted muchos años, Quedo a sus pies, etc.
Aunque hay muchas formas de terminar una carta puede utilizar expresiones de este tipo: En espera de sus gratas noticias..., Sin otro particular por el momento..., Reciba un cordial/atento saludo..., Se despide atentamente..., Un saludo..., etc. No se olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula debería ir su nombre y firma (de su puño y letra, aunque en determinados casos por el alto volumen de correspondencia, la firma está impresa o en un sello de caucho).

Algunos consejos finales:

·         Evite faltas de ortografía.
·         Escriba las cartas por una sola cara del papel.
·         Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.
·         Inserte una línea en blanco entre los párrafos.
·         Inserte tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.
·         La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida).
·         Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario.

7. CONDUCTO REGULAR
Es el medio empleado para transmitir órdenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones, escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la organización y jerarquía establecidas.
CONCLUSION:
La diferencia es que la autoridad es una persona que rige alguna entidad e impone normas y hace respetar esas normas, mientras que el conducto regular es la forma de comunicación de dicha norma  para hacerla  respetar en cualquier forma verbal o no verbal.
AUTORIDAD
La autoridad está unida a la legitimidad, dignidad, calidad, excelencia de una institución o de una persona. Es lo que desde el punto de vista del Estado, puede ser considerado como el poder ejercido por una persona legitimada por una institución o razón conforme a unas funciones que le son generalmente reconocidas. En este sentido cuando una persona tiene autoridad se deduce que tiene actitud para mandar (o imponer su punto de vista o hacerse respetar). Así, cuando el individuo tiene «la» autoridad o si se quiere ésta, se está autorizada a actuar, a ejercer un determinado poder. En este ámbito, autoridad está ligada a potestad.
8. DIFERENCIA ENTRE LA CORRESPONDENCIA Y LA COMUNICACACION OFICIAL
Es que la correspondencia es el tipo de o mejor el formato llamado carta de documento de información ya sean:
- Comercial o mercantiles.
- Sociales.
- Oficiales.
- Privadas.

Y que contienen:
-Lugar y fecha.
-Nombre y dirección del destinatario.
-Salutación. (Anunciación)
-Introducción.
-Desarrollo o cuerpo.
.-Despedida.
La comunicación oficial es la forma y carta expedida por funcionarios de alguna entidad pública o privada. Bajo las normas de la correspondencia y el tipo de documento e incluso también son observaciones que corresponda según el tipo de correspondencia mencionado anteriormente.